Dział Rekrutacji na StudiaInne jednostki UJ

Collegium Novum
ul. Gołębia 24, pok. 19
31-007 Kraków

Telefon
+48 12 663 14 01, 663 14 08,
663 14 41, 663 14 81

Fax
+48 12 663 14 34

Pracujemy
poniedziałek 10:00-16:00
wtorek-piątek 8:00-16:00

Skontaktuj się z nami!
rekrutacja@uj.edu.pl
admission@uj.edu.pl

O nas

Jesteśmy jednostką administracji powołaną do organizacji i obsługi procesu naboru na studia prowadzone w Uniwersytecie Jagiellońskim. Stworzony od podstaw na potrzeby UJ system Elektronicznej Rejestracji Kandydatów (ERK) od ponad dziesięciu lat służy jako podstawowa platforma do przeprowadzenia rekrutacji na niemal wszystkie prowadzone w Uniwersytecie studia. Podstawowym zadaniem Działu Rekrutacji na Studia jest przygotowanie zasad oraz zarządzanie procesem rekrutacji – zapewnienie sprawnego corocznego jej przebiegu.

Zajmujemy się kompleksową organizacją i obsługą naborów: zaczynając od bieżącego przygotowywania wszystkich związanych z rekrutacją na studia uczelnianych aktów prawnych i procedur wewnętrznych, przez wiosenne szkolenia pracowników Uniwersytetu zaangażowanych w rekrutację na studia w swoich jednostkach (szczególnie członków Wydziałowych Komisji Rekrutacyjnych), całoroczne utrzymywanie i rozwijanie systemu ERK – pod względem technicznym oraz aktualności umieszczonych w nim informacji, aż po codzienną obsługę licznych zapytań w sprawach związanych z rekrutacją na studia. Uniwersytet Jagielloński cieszy się ogromnym zainteresowaniem kandydatów na studia, dlatego rozmowa z nami często jest dla nich pierwszym kontaktem z Uczelnią: staramy się, żeby było to pozytywne doświadczenie.

Przez cały rok odpowiadamy więc na liczone w dziesiątkach tysięcy pytania kandydatów na temat warunków i trybu rekrutacji na studia w Uniwersytecie Jagiellońskim, zadawane drogą telefoniczną, pocztą elektroniczną oraz osobiście w naszym biurze w Collegium Novum. W okresie szczególnego natężenia zainteresowania Uniwersytetem – w czasie wakacji – otwieramy dodatkowe stanowiska informacyjne.

Opiekujemy się również kandydatami-cudzoziemcami, udzielając im informacji w językach polskim, angielskim, rosyjskim, ukraińskim i innych oraz pomagając w kontaktach z innymi jednostkami Uczelni oraz z takimi instytucjami, jak Biuro Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej. Mając na względzie ich potrzeby, od 2012 roku uruchamiamy nabór dla obcokrajowców już w grudniu.

Pod naszą opieką znajdują się strony internetowe www.rekrutacja.uj.edu.pl oraz www.erk.uj.edu.pl, gdzie na bieżąco informujemy kandydatów o przebiegu rekrutacji oraz o wydarzeniach związanych z poszerzaniem oferty dydaktycznej Uniwersytetu. Wszystkie informacje na obu stronach przygotowujemy w języku polskim i angielskim. Przez cały rok współpracujemy też z innymi jednostkami w Uniwersytecie przy projektach związanych z promocją oferty programów studiów prowadzonych w Uczelni, m.in. reprezentując Uniwersytet na Targach Edukacyjnych czy przygotowując publikacje informacyjne.

Służymy pomocą również pracownikom innych jednostek Uniwersytetu, którzy potrzebują informacji na tematy związane z rekrutacją, pomocy w obsłudze systemu ERK czy wsparcia w przebiegu procedur administracyjnych związanych z rekrutacją, np. z uruchamianiem naboru na nowe programy studiów.

W ciągu roku, na potrzeby władz Uczelni i przedstawicieli wydziałów, przygotowujemy bieżące raporty statystyczne dotyczące stanu i przebiegu naboru na poszczególne studia, ich liczba sięga kilkudziesięciu. Po zakończeniu rekrutacji na dany rok akademicki przygotowujemy szczegółowe opracowanie statystyczne jej wyników z odniesieniem do danych z poprzednich lat. Przeprowadzana analiza danych jest pomocna jednostkom w podejmowaniu decyzji w sprawach związanych z organizacją programów studiów, a nam służy do corocznej ewaluacji procesów rekrutacyjnych oraz projektowania i wdrażania zmian tak w systemie ERK, jak i w wewnętrznych procedurach.

Obsługa rekrutacji

Zapewniamy obsługę kandydatów na studia w trzech językach: polskim, angielskim oraz rosyjskim. Codziennie udzielamy odpowiedzi na zapytania przesyłane drogą elektroniczną i telefoniczne dotyczące rekrutacji na studia w języku polskim i w językach obcych, wyjaśniamy zasady kwalifikacji i pomagamy w rejestracji na studia. Zajmujemy się rozwiązywaniem problemów w poruszaniu się w systemie ERK, doradzamy kandydatom w wyborze odpowiednich programów studiów, wyjaśniamy wątpliwości maturzystów w sprawach związanych z rozpoczęciem kolejnego etapu edukacji. Szczególną opieką otaczamy kandydatów-cudzoziemców ubiegających się o przyjęcie zarówno na studia w języku polskim, jak i na studia w językach obcych. W naszym biurze znajdują się stanowiska komputerowe, z których można dokonać rejestracji na studia, można też przyjść i osobiście porozmawiać z nami na temat oferty dydaktycznej Uniwersytetu.

Reprezentujemy Uniwersytet podczas targów edukacyjnych w kraju i za granicą. Można nas spotkać podczas organizowanych w Uniwersytecie wydarzeń – takich jak Dzień Otwarty UJ – lub prelekcji wygłaszanych dla odwiedzających Uczelnię wycieczek szkolnych. Szkolimy również inne reprezentujące Uczelnię osoby w zakresie wiedzy o rekrutacji na studia w Uniwersytecie.

Dbamy o aktualność obu wersji językowych stron internetowych Uniwersytetu w części dotyczącej rekrutacji na studia (www.rekrutacja.uj.edu.pl oraz www.erk.uj.edu.pl), we współpracy z Działem Promocji przygotowujemy materiały informacyjno-promocyjne na temat rekrutacji.

Organizacja rekrutacji

Od początku do końca planujemy i przeprowadzamy rekrutację na studia w Uniwersytecie, pozostając w stałym kontakcie z przedstawicielami wszystkich wydziałów Uczelni. Przygotowujemy i konsultujemy projekty aktów prawnych związanych z rekrutacją na studia, tworzymy, ewaluujemy i usprawniamy procedury postępowania na czas rekrutacji, ustalamy harmonogram naborów na kolejne lata akademickie. Zajmujemy się obsługą administracyjno-prawną Wydziałowych Komisji Rekrutacyjnych oraz Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej: od ich powołania przez Rady Wydziałów oraz Senat, przez szkolenia z procedur rekrutacyjnych oraz organizację pracy w okresie rekrutacji, aż po wydanie decyzji administracyjnych w sprawie przyjęcia na studia i obsługę administracyjną składanych odwołań.

Zarządzamy danymi w systemie ERK, monitorując poprawność jego działania, dzięki czemu przygotowujemy listy rankingowe kandydatów oraz zapewniamy sprawność wpisów na studia. Koordynujemy płynność wpisów osób kwalifikowanych z miejsc rezerwowych na pozostałe wolne miejsca w taki sposób, aby efektywnie wypełnić ustalone wcześniej limity przyjęć. Analizujemy przebieg procesów i przygotowujemy rekomendacje oraz plany usprawnień na kolejne lata, realizowane w ciągu roku przez cały dział, mając szczególnie na względzie optymalną centralizację i elektronizację procedur związanych z naborem na studia.

Dokładamy wszelkich starań, aby procedury rekrutacyjne oraz sam przebieg procesu rekrutacji były transparentne i zrozumiałe, a także przyjazne kandydatom. Aktualnie, przy niemal sześćdziesięciu tysiącach postępowań rekrutacyjnych, każdego roku wpływa jedynie kilkadziesiąt odwołań od decyzji Wydziałowych Komisji Rekrutacyjnych (co odpowiada mniej niż 0,1% wszystkich spraw). To obiektywna – bardzo dobra – ocena naszej pracy wystawiana nam przez kandydatów.